JEFE/A DE ADMINISTRACION

OBJETIVO PRINCIPAL DEL CARGO: Responsable de la gestión y organización del área administrativa, garantizando el pleno cumplimiento de las obligaciones administrativas y financieras, la legislación pertinente y las normas de autocontrol. Garantizar la correcta y completa ejecución de los procesos, minimizando los riesgos fiscales, laborales y financieros.

PRINCIPALES ATRIBUICIONES Y RESPONSABILIDADES:

• Gestionar las actividades desarrolladas en las áreas de Contabilidad / Finanzas, Compras / Almacén. Acompañar y analizar los contratos de tercerización y los registros de los clientes.
• Garantizar el cumplimiento de los procedimientos del área, de acuerdo con la legislación, el Manual y auditoria de Autocontrol de la empresa, respetando el calendario de la empresa y otros órganos responsables.
• Garantizar el cumplimiento de la legislación por parte de las empresas subcontratadas, analizando la documentación específica. Supervisar las fechas de vencimiento de los contratos, las fechas de ajuste, los importes cobrados, las multas por retrasos, así como las cláusulas adicionales de los contratos con nueva información.
• Ser responsable del enlace con la oficina de contabilidad del hotel (CSC o similar) y garantizar que cumple con sus obligaciones y velar por que cumpla con las obligaciones accesorias (fiscales, laborales, contables).
• Analizar book contable, informes de gestión, identificar posibles incoherencias y tomar las medidas oportunas.
• Analizar los libros de conciliación, junto con el Gerente General, e Imputación al CSC o similar cuando se detecten problemas.
• Elaborar y gestionar el flujo de caja mensual para planificar y dimensionar el uso eficaz de los recursos financieros de la empresa.
• Apertura y controlar cajas. Control y venta de divisas. Clasificación y montaje de ficheros de tarjetas de crédito e ingresos bancarios. • Comprobar las comisiones de las agencias de viajes.
• Conciliar los pagos efectuados por los clientes, basándose en los documentos emitidos por los bancos y los documentos de control interno. Notificar al departamento correspondiente para que tome las medidas necesarias.
• Coordinar los procesos de compra (solicitudes, cartera de proveedores, ofertas, registro de nuevos proveedores, etc.), control de costes, almacenamiento e inventarios.
• Elaborar el presupuesto anual del hotel y las provisiones de resultados, juntamente con el Gerente General, así como el control de Real vs. Presupuesto.
• Aprobar o renovar los créditos con clientes bajo los estándares de la cadena. Analizar la lista de clientes morosos e informar al superior inmediato y a los compañeros, mediante reuniones y actas.
• Coordinar y ser responsable de las actividades financieras, incluyendo facturación; cuentas por cobrar; cobros en efectivo; conciliación de tarjetas, cruce de IVA, valores a depositar, cobros bancarios y de tarjetas de crédito; contratos de cambio de divisas; procesos de cuentas por pagar y cuestiones de pago; conciliaciones bancarias; previsiones financieras; flujo de caja realizado e inversiones financieras. Apoyar a la gerencia en el análisis y la comprobación de los informes contables y de gestión, identificando posibles incoherencias y señalando las medidas adecuadas.
• Activación, control y seguimiento de activo fijo. (CAPEX)
• Control y seguimiento de Pagos en plataformas de distribución (Booking, Expedia, Omnibess, entre otras
• Comprobar diariamente, junto con el Sub Gerente, el informe de clientes en curso, señalando las posibles discrepancias y contactando con las áreas pertinentes para el posterior cobro a los clientes.
• Realizar los controles de provisiones mensuales.
• Asegurar la entrega de EPIs (control, formación y reposición), garantizando el cumplimiento de la legislación laboral vigente.
• Coordinar el equipo bajo su responsabilidad, seleccionando, formando, evaluando el rendimiento y estimular la motivación de los colaboradores.
• Conocer y aplicar los conceptos y prácticas de la política de cumplimiento y LGPD de Accor.
• Asegurar el cumplimiento de las metas del área: Informar, supervisar y monitorear el desempeño del equipo a su cargo, implementando acciones correctivas cuando sea necesario para garantizar el logro de los objetivos operacionales y estratégicos del área.
• Apoyar la continuidad operacional colaborando con otras áreas: Gestionar recursos y coordinar apoyo entre equipos cuando se requiera, favoreciendo el trabajo colaborativo y la eficiencia transversal en la organización.
• Seguir las directrices del departamento de CSR sobre recogida selectiva y consumo de agua, energía y productos de limpieza para cumplir con los objetivos medioambientales.
• Cumplir con las Guardias operativas (Fines de semana, feriados) de acuerdo al calendario programado por el Hotel.
• Desempeñar otras funciones afines requeridas por el área/hotel.

CARACTERÍSTICAS PERSONALES REQUERIDAS:

• Organización
• Resiliencia
• Energía
• Habilidad para lidiar con diferentes proyectos

FORMACIÓN:

CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS: