Secretaria(o) Ejecutiva(o) por reemplazo

A través del presente proceso, la Universidad de O’Higgins busca la contratación de un o una Secretaria Ejecutiva para desempeñarse en dependencias institucionales, en calidad de reemplazo. El cargo a completar, tiene por objetivo prestar apoyo administrativo especializado a unidades mayores, autoridades universitarias y equipos directivos de la Universidad, mediante la recepción y gestión avanzada de requerimientos, atención de público, administración de información sensible y articulación con actores internos y externos. Sus labores contribuyen al óptimo flujo de información y organización de actividades institucionales de alto estándar, de manera oportuna y con altos estándares de confidencialidad.

La persona seleccionada para este cargo será contratada bajo las disposiciones del DFL N°29 de 2005, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley N°18.834, sobre Estatuto Administrativo de las y los funcionarios públicos. El cargo es de jornada completa (44 horas semanales), y se sustenta en un reemplazo temporal, por lo que está sujeto al periodo de ausencia de la ocupante del cargo

Funciones

• Atender consultas presenciales, telefónicas o digitales, actuando como primera contraparte de autoridades, y resguardando la adecuada canalización y apoyo a la priorización de requerimientos, según su nivel de sensibilidad y urgencia.
• Prestar apoyo y/o ejecutar la administración de agendas y calendarios complejos, así como procesos logísticos de unidades mayores, en cuanto a reuniones, audiencias, actividades institucionales o compromisos de autoridades, realizando coordinación con unidades internas, externas y actores de relevancia.
• Apoyar el desarrollo de procesos administrativos de su unidad ante áreas correspondientes, según se le requiera.
• Prestar apoyo a la coordinación logística de actividades relacionada a personal que depende la unidad, conforme a protocolos establecidos.
• Apoyar la coordinación del uso y entrega de insumos, espacios físicos, u otros elementos operativos necesarios para el funcionamiento de la unidad.
• Administrar, organizar y resguardar documentación física y digital de carácter sensible o estratégico, asegurando confidencialidad, disponibilidad oportuna y trazabilidad de la información.
• Elaborar, mantener y actualizar registros, planillas, reportes ejecutivos, minutas y documentos formales, asegurando precisión, redacción adecuada y estándares institucionales.
• Ejecutar otras funciones afines o complementarias que le encomiende su jefatura, en concordancia con la naturaleza del cargo y los objetivos institucionales.

Requisitos generales

• Disponibilidad para ejercer labores de forma presencial en Campus Rancagua de la Universidad de O’Higgins, en jornada completa.
• Disponibilidad para desplazarse a otras instalaciones en el cumplimiento de sus labores, si corresponde.
• No poseer inhabilidades para ejercer cargos o funciones públicas.
• Deseable residencia en la zona.

Conocimientos Técnicos

• Atención y gestión de requerimientos de usuarios.
• Procesos administrativos de instituciones públicas.
• Convenios de honorarios.
• Deseable conocimiento en compras públicas.
• Gestión ejecutiva.
• Manejo de información sensible.
• Coordinación de agendas.

Sistemas de Información

• Manejo Microsoft Office nivel intermedio (Excel, Word y Power Point).
• Manejo de plataformas de trabajo colaborativo (Google Drive, Microsoft Onedrive).

Idiomaticos

• Buena redacción y expresión oral en castellano.

Beneficios

• Convenio de descuento en diferentes empresas e instituciones de salud física y mental, comerciales y deportivas
• Formación y Capacitación continua.
• Talleres recrativos y deportivos para funcionarios/as.

Nivel mínimo de educación: Secundario (Graduado)

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La Universidad de O'Higgins es una institución de educación superior estatal, dinámica, inclusiva, comprometida con la región a la que pertenece y conectada con el mundo, que asume con vocación de excelencia su contibución al desarrollo sostenible del país.

Creada por ley el año 2015, a ctualmente, cuenta con 27 carreras de pregrado, albergando a más de 6.000 estudiantes; un cuerpo de alrededor de 100 académicos(as) dedicados principalmente a la investigación y vinculación con el medio, todas y todos con grado de doctor(a); y además, en 2023 impartirá sus primeros postgrados (magíster y doctorado), en áreas relacionadas a las ciencias de la ingeniería, ambientales y de la salud. La UOH desarrolla sus actividades en dos instalaciones, el Campus Rancagua (campus principal), correspondiente al ex Hospital Regional de Rancagua, y al Campus Colchagua, ubicado en la comuna de San Fernando.

La Universidad de O’Higgins afirma su compromiso irrestricto con el respeto a la dignidad de quienes componen la Comunidad UOH, por lo que procurará que los procesos de selección sean fundamentados y transparentes, evitando la discriminación arbitraria. Por lo mismo, se valorará la incorporación de personas que contribuyan al establecimiento de ambientes y relaciones laborales positivas al interior de los espacios universitarios, basadas en el respeto, la valoración de los pluralismos y las diversidades.