Ejecutiva de Comunidades

Gestionar la administración financiera y administrativa integral de las comunidades asignadas, monitoreando por medio del Jefe de Operaciones la correcta ejecución de servicios, contratos y normativa. La gestión de los gastos comunes (incluyendo su elaboración, registro, cobro y control de morosidad), como también la administración, contratación y payroll del personal que trabaja en las comunidades son unas de sus principales responsabilidades. También debe mantener actualizada toda la información relevante de la comunidad y elaborar los reportes e informes que solicite la gerencia. También debe gestionar los requerimientos del Comité de Administración, residentes y del departamento de Operaciones para asegurar una respuesta y resolución en tiempo y forma. Apoyar activamente en la coordinación y planificación operativa con el equipo de Operaciones para asegurar el óptimo funcionamiento de la comunidad y la satisfacción de los residentes, mediante una gestión eficiente, oportuna y transparente de los recursos.

Responsabilidades
1. Gestión Administrativa
- Mantener organizada la documentación legal y administrativa.
- Gestionar la correspondencia con todos los actores (propietarios, proveedores, autoridades).
- Preparar y coordinar reuniones y asambleas (convocatorias, actas).
- Atender y dar seguimiento a solicitudes del comité, residentes y operaciones.
- Supervisar la asistencia del personal de la comunidad.
- Elaborar reportes administrativos solicitados por la Gerencia.
2. Gestión Financiera:
- Elaborar presupuestos mensuales y anuales.
- Calcular y emitir gastos comunes (ordinarios y extraordinarios).
- Gestionar la recaudación y controlar la morosidad.
- Administrar cuentas bancarias y pagos a proveedores.
- Generar informes financieros periódicos para el comité y supervisores.
3. Gestión de Recursos Humanos
- Gestionar contrataciones y contratos del personal de la comunidad.
- Procesar remuneraciones, sueldos y beneficios.
- Administrar licencias, vacaciones y finiquitos.
- Asegurar cumplimiento de normativas laborales y mantener registros.
- Coordinar con RR.HH. de la empresa para casos complejos.
- Gestión de Contratos y Servicios
- Apoyar en la contratación y supervisión del personal del condominio.
- Verificar cumplimiento de normativas laborales del personal.
4. Gestión de Proveedores y Servicios Externos
- Auditar ejecución de servicios (mantenimiento, seguridad, limpieza) con el Jefe de Operaciones.
- Verificar cumplimiento de contratos con proveedores.
- Evaluar y recomendar nuevas propuestas de proveedores.
- Monitorear el seguimiento de contratos y detectar desviaciones o renovaciones necesarias.
- Mantener actualizados planes de emergencia, reglamentos y registros obligatorios (seguros, certificaciones, patentes).

Requisitos:
Experiencia en el manejo de plataformas de gestión: Comunidad Feliz, Edifito, Edipro y Kastor.
• Conocimientos en administración y gestión de comunidades.
• Habilidades de comunicación y servicio al cliente.
• Manejo de herramientas Office y correo electrónico.