Back office comercial

En KDOCE Soluciones Educativas buscamos incorporar a un profesional para el área de Back Office Comercial, responsable de gestionar los procesos administrativos, operativos y logísticos que respaldan el trabajo del equipo de ventas.

El cargo cumple una función clave en la continuidad del proceso comercial, desde la recepción de una orden de compra hasta el seguimiento de la entrega e implementación de cada proyecto.

Principales funciones

Gestión de pedidos y facturación

• Validar, registrar y realizar seguimiento a las órdenes de compra recibidas.
• Ingresar y mantener actualizada la información comercial en el sistema CRM o ERP.
• Apoyar los procesos de facturación y elaboración de presupuestos durante cierres de mes y temporadas de alta demanda.
• Verificar que los antecedentes necesarios para facturar se encuentren completos y correctamente registrados.

Cotizaciones y documentación comercial

• Elaborar cotizaciones, presupuestos, propuestas comerciales y documentación para licitaciones.
• Aplicar los márgenes comerciales, condiciones y criterios establecidos por la empresa.
• Apoyar al equipo de ventas en la preparación de antecedentes requeridos para cierres comerciales.

Gestión de contratos

• Elaborar y administrar los contratos asociados a proyectos facturados.
• Revisar cláusulas, vigencias, condiciones comerciales y documentación complementaria.
• Coordinar y realizar seguimiento al proceso de firma de contratos y acuerdos comerciales.
• Mantener organizada y actualizada la documentación contractual.

Seguimiento de proyectos y coordinación logística

• Coordinar con las áreas de Proyectos y Bodega las fechas de entrega de productos y soluciones.
• Mantener actualizada la carta Gantt de los proyectos facturados durante el mes.
• Realizar seguimiento a cada etapa del proceso de implementación.
• Informar al equipo de ventas sobre el estado de los proyectos, entregas pendientes y compromisos adquiridos con los clientes.
• Facilitar información que permita identificar nuevas necesidades y futuras oportunidades comerciales.

Gestión de incidencias

• Canalizar y realizar seguimiento a reclamos relacionados con implementaciones pendientes.
• Gestionar casos asociados a devoluciones, retrasos, productos defectuosos o entregas incompletas.
• Coordinar con las áreas responsables la resolución de cada incidencia.
• Mantener registros claros de los casos, acuerdos y soluciones implementadas.

Perfil que buscamos

• Formación técnica o profesional en Administración de Empresas, Ingeniería Comercial, Logística, Contabilidad o áreas relacionadas.
• Experiencia en funciones administrativas, comerciales, logísticas o de back office.
• Manejo de sistemas CRM o ERP. Se valorará experiencia en Odoo.
• Conocimientos de facturación, órdenes de compra, cotizaciones y contratos.
• Dominio de Microsoft Excel y herramientas de gestión documental.
• Capacidad para coordinar tareas con distintas áreas de la organización.
• Habilidad para trabajar con plazos, prioridades y períodos de alta demanda.
• Orden, rigurosidad, autonomía y orientación al cumplimiento.
• Buena comunicación escrita y capacidad para mantener información precisa y actualizada.