Secretaria comuna de Vitacura

Importante Estudio de Abogados se encuentra en búsqueda de Secretaria

Misión del cargo:

Brindar soporte operativo y administrativo al estudio, gestionando la recepción de visitas, la coordinación con proveedores y la logística de procesos internos de personas, con el fin de asegurar el funcionamiento eficiente de las operaciones diarias y una experiencia de calidad para clientes, colaboradores y equipos internos.

Funciones:

-Atender clientes y visitas presenciales en la recepción, gestionando la calendarización de reuniones y la disponibilidad de salas para clientes y equipos internos.

-Preparar las condiciones necesarias para el desarrollo de reuniones y visitas, asegurando disponibilidad de espacios e insumos.

-Coordinar la logística operativa del estudio: mensajería, traslados, reservas de viaje, gestión de correspondencia y trámites en notarías.

-Controlar el stock de insumos de uso diario y gestionar su reposición oportuna.

-Gestionar la compra, cotización y coordinación con proveedores operativos: regalos corporativos, merchandising, catering y capacitaciones externas.

-Coordinar con proveedores y productoras la participación del estudio en ferias laborales o comerciales, realizando el seguimiento operativo necesario para su correcta ejecución.

-Cotizar y coordinar la logística de celebraciones, actividades recreativas e instancias de encuentro del equipo.

-Apoyo en agendar entrevistas de selección y reuniones operativas del área (capacitaciones internas, reuniones informativas, entre otras).

-Coordinar la logística operativa de incorporación de nuevos colaboradores: kit de ingreso, lonchera de bienvenida, accesos y primeras reuniones.

-Redactar y dar formato a comunicados internos solicitados por la Gerencia de Personas (bienvenidas, recordatorios, avisos generales).

Requisitos:

- Manejo Microsoft office (Word, Excel, PowerPoint)

- Contar con al menos 4 años de experiencia como Secretaria Ejecutiva

- Deseable Inglés básico

- Manejo de central telefónica y herramientas de gestión de agenda.

- Formación académica : Técnico en administración, secretariado o carrera afín.

Lugar de trabajo: Vitacura

Tipo de contrato: Indefinido

Modalidad de trabajo: presencial

Horario: Marzo a diciembre: Lunes martes jueves y viernes 8:45 a 18:45 horas / miércoles 09:00 a 13:00 horas

Enero y febrero: Lunes, martes, miércoles y jueves 08:45 a 18:45 horas / viernes 09:00 a 13:00 horas

Beneficios:

• Seguro complementario de salud

• Día libre de cumpleaños

. Casino (colación ppto diario, comidas frías)

• Aguinaldo Fiestas Patrias y Navidad.