Secretaria(o) Ejecutiva(o) por reemplazo

A través del presente proceso, la Universidad de O’Higgins busca la contratación de un o una Secretaria Ejecutiva para desempeñarse en dependencias institucionales, en calidad de reemplazo. El cargo a completar, tiene por objetivo prestar apoyo administrativo especializado a unidades mayores, autoridades universitarias y equipos directivos de la Universidad, mediante la recepción y gestión avanzada de requerimientos, atención de público, administración de información sensible y articulación con actores internos y externos. Sus labores contribuyen al óptimo flujo de información y organización de actividades institucionales de alto estándar, de manera oportuna y con altos estándares de confidencialidad. La persona seleccionada para este cargo será contratada bajo las disposiciones del DFL N°29 de 2005, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley N°18.834, sobre Estatuto Administrativo de las y los funcionarios públicos. El cargo es de jornada completa (44 horas semanales), y se sustenta en un reemplazo temporal, por lo que está sujeto al periodo de ausencia de la ocupante del cargo.

Funciones

• Atender consultas presenciales, telefónicas o digitales, actuando como primera contraparte de autoridades, y resguardando la adecuada canalización y apoyo a la priorización de requerimientos, según su nivel de sensibilidad y urgencia.
• Prestar apoyo y/o ejecutar la administración de agendas y calendarios complejos, así como procesos logísticos de unidades mayores, en cuanto a reuniones, audiencias, actividades institucionales o compromisos de autoridades, realizando coordinación con unidades internas, externas y actores de relevancia.
• Apoyar el desarrollo de procesos administrativos de su unidad ante áreas correspondientes, según se le requiera.
• Prestar apoyo a la coordinación logística de actividades relacionada a personal que depende la unidad, conforme a protocolos establecidos.
• Apoyar la coordinación del uso y entrega de insumos, espacios físicos, u otros elementos operativos necesarios para el funcionamiento de la unidad.
• Administrar, organizar y resguardar documentación física y digital de carácter sensible o estratégico, asegurando confidencialidad, disponibilidad oportuna y trazabilidad de la información.
• Elaborar, mantener y actualizar registros, planillas, reportes ejecutivos, minutas y documentos formales, asegurando precisión, redacción adecuada y estándares institucionales.
• Ejecutar otras funciones afines o complementarias que le encomiende su jefatura, en concordancia con la naturaleza del cargo y los objetivos institucionales.

Requisitos

Requisitos generales

• Disponibilidad para ejercer labores de forma presencial en Campus Rancagua de la Universidad de O’Higgins, en jornada completa.
• Disponibilidad para desplazarse a otras instalaciones en el cumplimiento de sus labores, si corresponde.
• No poseer inhabilidades para ejercer cargos o funciones públicas.
• Deseable residencia en la zona.

Conocimientos Técnicos

• Atención y gestión de requerimientos de usuarios.
• Procesos administrativos de instituciones públicas.
• Convenios de honorarios.
• Deseable conocimiento en compras públicas.
• Gestión ejecutiva.
• Manejo de información sensible.
• Coordinación de agendas.

Sistemas de Información

• Manejo Microsoft Office nivel intermedio (Excel, Word y Power Point).
• Manejo de plataformas de trabajo colaborativo (Google Drive, Microsoft Onedrive).

Idiomáticos

• Buena redacción y expresión oral en castellano.

Antecedentes a adjuntar

• Sólo se tomarán en cuenta aquellas postulaciones que completen el formulario de Hiring Room con su experiencia laboral y formación académica, o aquellas que adjunten un CV válido.

En caso de avanzar a las próximas etapas del proceso, es posible que se le solicite a través de Hiring Room enviar otros documentos, tales como

• Copia simple de cédula de identidad. En caso de postulantes de nacionalidad extranjera, se deberá acreditar el cumplimiento de normas de extranjería y migración.
• Certificado digital de Licencia de Enseñanza Media que comprueben su especialización.
• Certificados de Capacitaciones, Cursos o Especializaciones relacionados con el cargo, realizados en un período no anterior a cinco años hasta la fecha de postulación.
• En el caso de aquellas personas que se acojan a la ley N° 20.422, podrán, voluntariamente, acompañar Ficha de Discapacidad y/o Carnet de Discapacidad emitido por el Registro Civil de Identificación.

Beneficios

• Convenio de descuento en diferentes empresas e instituciones de salud física y mental, comerciales y deportivas
• Formación y Capacitación continua.
• Talleres recrativos y deportivos para funcionarios/as.

La Universidad de O'Higgins es una institución de educación superior estatal, dinámica, inclusiva, comprometida con la región a la que pertenece y conectada con el mundo, que asume con vocación de excelencia su contibución al desarrollo sostenible del país. Creada por ley el año 2015, actualmente, cuenta con 27 carreras de pregrado, albergando a más de 6.000 estudiantes; un cuerpo de alrededor de 100 académicos(as) dedicados principalmente a la investigación y vinculación con el medio, todas y todos con grado de doctor(a); y además, en 2023 impartirá sus primeros postgrados (magíster y doctorado), en áreas relacionadas a las ciencias de la ingeniería, ambientales y de la salud. La UOH desarrolla sus actividades en dos instalaciones, el Campus Rancagua (campus principal), correspondiente al ex Hospital Regional de Rancagua, y al Campus Colchagua, ubicado en la comuna de San Fernando. La Universidad de O’Higgins afirma su compromiso irrestricto con el respeto a la dignidad de quienes componen la Comunidad UOH, por lo que procurará que los procesos de selección sean fundamentados y transparentes, evitando la discriminación arbitraria. Por lo mismo, se valorará la incorporación de personas que contribuyan al establecimiento de ambientes y relaciones laborales positivas al interior de los espacios universitarios, basadas en el respeto, la valoración de los pluralismos y las diversidades.