Executive Secretary Junior

En Factor IT creemos que las grandes operaciones también se construyen desde la organización, la coordinación y el soporte estratégico. Actualmente buscamos una persona para el rol de Asistente Administrativa, quien será responsable de brindar apoyo administrativo y ejecutivo a la Gerencia de Administración y Finanzas, asegurando el correcto funcionamiento de las actividades administrativas y la coordinación eficiente de procesos internos.

Buscamos un perfil organizado, proactivo y con habilidades comunicacionales, capaz de coordinar múltiples tareas y aportar al funcionamiento eficiente de la compañía.

La posición es presencial en Chile y contempla un contrato a término fijo por reemplazo/licencia.

© getonbrd.com.

Funciones

Principales responsabilidades

• Coordinar agendas ejecutivas, reuniones, directorios y eventos corporativos.
• Gestionar viajes nacionales e internacionales para gerencia y equipos ejecutivos.
• Realizar gestiones bancarias y administrativas de manera presencial o remota.
• Coordinar comunicación con proveedores y clientes en procesos administrativos.
• Apoyar en rendiciones de gastos y control de caja chica.
• Coordinar actividades administrativas entre distintas gerencias y áreas internas.
• Mantener organizada y actualizada la documentación administrativa física y digital.
• Apoyar en la organización de actividades corporativas y eventos internos.
• Gestionar cotizaciones, compras administrativas y coordinación con proveedores.
• Brindar soporte administrativo general que contribuya a la continuidad operativa del área.

Relacionamiento del cargo

Interno

• Gerencia de Administración y Finanzas
• Gerencia de RRHH
• Gerencias de área
• Equipos administrativos

Externo

• Proveedores
• Clientes
• Entidades bancarias
• Prestadores de servicios administrativos

Condiciones del cargo

• Modalidad: Presencial
• Ubicación: Chile
• Tipo de contrato: Plazo fijo por reemplazo/licencia

Requisitos

Formación académica

Técnico o tecnólogo en:

• Administración de Empresas
• Secretariado Ejecutivo
• Gestión Administrativa
• Carreras afines

Conocimientos técnicos requeridos

• Procesos administrativos.
• Coordinación de agendas y reuniones.
• Organización de eventos y viajes corporativos.
• Control de rendiciones de gastos y caja chica.
• Manejo de Microsoft Office.

Experiencia requerida

Entre 0 y 1 año de experiencia en roles administrativos, asistencia ejecutiva o soporte gerencial. También valoramos perfiles con alta capacidad de organización, aprendizaje y orientación al servicio.

Competencias clave

• Comunicación asertiva.
• Planificación y organización.
• Orientación al cliente interno y externo.
• Trabajo en equipo.
• Capacidad de aprendizaje.
• Pensamiento analítico.
• Proactividad e iniciativa.
• Atención al detalle y manejo confidencial de información.

Calidad y Seguridad

Valoramos perfiles comprometidos con:

• Buenas prácticas administrativas y mejora continua.
• Cumplimiento de procedimientos internos y estándares organizacionales.
• Protección y confidencialidad de la información.
• Seguimiento de políticas de seguridad y gestión documental.

Deseables

• Manejo de herramientas de gestión administrativa.
• Conocimientos básicos de procesos financieros o administrativos.
• Manejo de herramientas de gestión documental.
• Cursos en asistencia administrativa o gestión administrativa.
• Cursos en gestión documental o atención al cliente.

Beneficios

• Integrarte a un ambiente colaborativo y dinámico.
• Participar en una compañía regional en crecimiento.
• Aprendizaje continuo y desarrollo profesional.
• Cultura organizacional enfocada en trabajo en equipo, innovación y excelencia operativa.
• Oportunidad de crecimiento dentro del área administrativa y corporativa.

GETONBRD Job ID: 61267